Comment gérer l'organisation d'un événement gourmand sans perturber l'activité de l'entreprise ?

Choisir le meilleur créneau possible

Le choix du créneau d'une vraie et belle pause gourmande organisée au bureau doit se faire avec beaucoup de réflexion. Déjà, il faut savoir que certaines périodes sont à éviter :

• check Les vacances (c'est bête de ne pas avoir tout le monde présent !)


• check Les plages horaires destinées aux rendez-vous commerciaux et à des réunions d'équipe


• check Les périodes en dehors des heures de travail (car elles rendent la présence des collaborateurs facultative)

Il y a rarement un moment idéal pour l'ensemble de l'équipe et il s'agit donc de trouver le meilleur compromis possible. Pour satisfaire un maximum de monde, n'hésitez pas à vous donner un peu de largesse en termes de calendrier. Par exemple, vous n'êtes pas obligé d'organiser un événement crêpes en entreprise exactement le jour de la Chandeleur, ou une galette des Rois le jour de l'Épiphanie. À vous ensuite de voir si vous préférez organiser ça au petit-déjeuner, à la pause du midi ou au goûter, selon vos équipes et le thème choisi.

Prendre en compte l'espace disponible

Certaines entreprises ont une salle prévue pour l'organisation d'événements entre collègues. Si vous n'êtes pas dans ce cas, la meilleure solution est d'agencer un espace dédié un peu éloigné des bureaux. Vous pouvez par exemple tirer une table et la placer le plus loin possible des postes de travail, afin d'éviter que des salissures et des odeurs s'y répandent. C'est sans doute le plus pratique si vous avez des petits locaux et/ou un lieu de travail organisé en open space !

Une autre possibilité est de louer une salle. Ça vous fait prévoir du budget en plus mais vous permet d'éviter les problèmes d'hygiène et de sécurité tout en limitant les nuisances sonores, que ce soit pour d'éventuels collaborateurs au travail ou pour le voisinage s'il y en a un.

Parfois, le simple fait de fermer une porte permet de préserver le reste de l'entreprise des nuisances sonores et olfactives, mais ce n'est évidemment pas possible dans un open space.

Bien gérer les flux collaborateurs

Une grande entreprise dispose généralement d'une ou plusieurs pièces dédiées à l'organisation d'événements au bureau. Il n'y a donc pas de problème pour le lieu, mais il reste tout de même la gestion des flux de personnes à gérer. Vous devez vous poser plusieurs questions :

• check Combien de personnes en même temps peuvent se rassembler dans l'espace choisi pour la pause gourmande ?


• check Est-il facile de circuler depuis les bureaux jusqu'à cet endroit ?


• check Comment limiter les nuisances liées à tout ça ?

Si vous êtes responsable d'un grand effectif et que le lieu choisi a une capacité d'accueil trop petite, il sera important d'éviter les attroupements et les bousculades. Pour ça, vous pouvez faire venir vos collaborateurs par pôle ou par service, et prévoir de la logistique pour la circulation des équipes (une porte pour l'entrée et une autre pour la sortie, un système de fléchage allant des bureaux à la salle, etc.). Une organisation limpide permettra d'ailleurs également de ne pas avoir trop de bruit dans les couloirs pour ne pas perturber l'activité.

Quand votre espace vous le permet, essayez de faire se rencontrer des équipes différentes, et si vous êtes vraiment trop à l'étroit, n'hésitez pas à agencer ou louer un espace supplémentaire. Car il ne faut pas oublier que l'un des buts de ces pauses gourmandes est de renforcer la cohésion d'équipe et la culture d'entreprise.

Faire appel à un traiteur pour se faciliter la vie

Vous l'avez compris, l'organisation d'un événement en entreprise demande du temps et une logistique précise. Que ce soit en termes d'horaire, d'espace ou même de flux de personnes, rien ne doit être laissé au hasard. Reste maintenant la question principale d'un événement gourmand : celle de la nourriture !

C'est en plus un pan de votre logistique sur lequel vous pouvez facilement gagner du temps en confiant sa prise en charge à un professionnel. En fonction du traiteur sollicité, votre expérience sera plus ou moins simplifiée. Si vous cherchez à gagner le plus de temps possible, le mieux est de faire appel à un traiteur qui s'occupe à la fois de préparer la nourriture et de la livrer.

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